Anniversaire surprise Rouen

C’est bientôt l’anniversaire de l’un de vos proches et vous souhaitez lui offrir un anniversaire surprise Rouen ou dans la région ? 

A première vue, vous pouvez essayer de tout préparer vous-même. Cependant il faudra être rusé et cela jusqu’au jour J !  Trouver une fausse excuse pour les dépenses, cacher les stocks et effacer les mails au bout du compte beaucoup de stress. C’est pourquoi malgré une bonne volonté 9 anniversaires surprise sur 10 se soldent par un échec, alors pourquoi prendre le risque

LS événements met à votre disposition son équipe d’organisateurs spécialisées dans l’anniversaire d’exception.

Pourquoi faire appel à nos services ?

Passer par une agence événementielle pour organiser un anniversaire surprise est synonyme de discrétion. Nous nous occupons de tout afin de ne pas gâcher la surprise. Un chargé de projet vous accompagne de la création du cahier des charges jusqu’au moment où vos convives crient “SURPRISE”. Avant toute chose, il est primordial de nous communiquer la thématique de l’anniversaire qui nous servira de base de travail ainsi que le budget global.

Les différentes étapes d’un anniversaire surprise !

Création d’un dossier pour votre événement :

Afin de ne pas vous déranger au mauvais moment, nous créons un dossier en ligne disponible 24H/7J. Sur celui-ci nous rentrons les informations sur l’avancement du planning et les rendez-vous pour aller rencontrer les prestataires. Mais également le retour positif ou non de vos convives. Vous pouvez aussi y trouver vos devis et vos factures. En bref, tout ce qui nous permet d’échanger sur l’organisation de l’événement sans passe par le téléphone. Vous n’avez donc pas besoin de sortir les poubelles 3 fois par jour ou de trouver l’excuse du réseau qui ne passe pas dans la pièce.

Envoi des invitations de l’anniversaire surprise Rouen

A quoi bon avoir un organisateur d’anniversaire si les 80 convives vous appellent ? Il vous suffit simplement de nous communiquer la liste des invités avec ses coordonnées. Ensuite nous prenons contact avec chacun d’entre eux pour bien rappeler qu’un anniversaire surprise doit être une surprise et que nous sommes le seul intermédiaire.

Les prestataires de l’anniversaire surprise:

Une fois que nous avons la thématique de l’anniversaire surprise, nous sélectionnons pour vous les prestataires (dj, traiteur…). En amont, nous avons édité ensemble votre cahier des charges, sur celui-ci apparaîtra votre budget par poste de dépense. Nous planifions également les rendez-vous quand cela est nécessaire. Même si nous avons notre réseau, notre éthique nous oblige à ne jamais forcer la main d’un client. Nous vous présentons le prestataire le plus adapté à vos besoins. Pour conclure, nous négocions dans la mesure du raisonnable des tarifications avantageuses dont vous bénéficier à 100%. Notre but est qu’un pourcentage du coût de notre organisation soit amoindri par nos négociations.

Les consommables : 

En fonction des besoins de votre surprise, il n’est pas rare d’avoir besoin de stocker des produits. Là aussi nous sommes votre meilleur alibi, vous n’avez pas besoin de stocker des cartons aux 4 coins de la Normandie. Nous passons la commande, nous entreposons les produits dans l’un de nos dépôts et nous les apportons le jour de la mise en place.

La décoration de l’anniversaire surprise:

Nous voilà à J-1 de l’anniversaire, nos équipes de décorateurs prennent possession des lieux pour installer la décoration. Nous sommes également présents pour accueillir les prestataires (livraison du mobilier, de la vaisselle…). Dans les rares cas où toute l’installation doit avoir lieu le jour J, il existe une solution.

Pas de grasse matinée pour nos équipes le samedi, nous serons là au lever du soleil si besoin.

anniversaire surprise rouen

Coordination jour J des prestataires :

En fonction de la répartition du planning, plusieurs prestataires peuvent arriver en même temps. Votre organisateur endossera le rôle de coordinateur le jour J. Il sera présent pour driver les différentes équipes et s’assurera que tout se déroule dans les temps. Malgré le plus grand soin que nous apportons à nos dossiers, des soucis mineurs peuvent arriver. Un retard de livraison, un invité malade le jour J ce qui entraîne un changement de plan de table… Le coordinateur s’occupe de résoudre les problèmes.

Accueil de vos convives :

Le jour J, le coordinateur s’assure que tout le monde arrive à l’heure et qu’au moment de votre arrivée aucun bruit ne s’échappe de la pièce. Les retardataires devront attendre dans un lieu de repli à l’écart du lieu de réception. Il serait dommage de croiser des invités en arrivant !

anniversaire surprise rouen
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Le cadeau de l’anniversaire surprise :

Vous savez que la personne pour qui vous vous êtes donné tant de mal rêve d’un voyage, d’un téléphone dernière génération… Nous nous occupons de récupérer les donations des invités. Cela évite pour vous d’avoir plusieurs virements sur votre compte et encore une fois prendre le risque de gâcher la surprise. Bien sûr, tout règlement sera consigné dans votre dossier avec signature des donateurs (transparence à 100%). Suite à cela nous réservons le cadeau en votre nom.

L’après anniversaire :

Voilà l’événement est fini, il ne nous reste plus qu’à vous remercier et à vous remettre le dossier définitif. Même si sur toute la période vous avez pu jeter un œil aux factures, réservations et autres. Nous vous remettons un dossier papier avec l’intégralité des documents ainsi que les factures acquittées. Cela marque la fin de l’organisation de votre événement.

Un seul paramètre ne dépend pas de nous !

 Il s’agit de votre discrétion, alors attention à ne pas vendre la mèche 🙂